Wat is de tip om een slechtnieuwsgesprek met je werknemer te voeren? Voor veel werkgevers en leidinggevenden is dit één van de moeilijkste taken van het managen van een team. Hoe je een slechtnieuwsgesprek met je werknemer voert en wat hierin het belangrijkste is, zetten we hieronder uiteen. Met ruim 15 jaar ervaring in HR- en ontslagzaken kunnen wij van Ontslaghulp van Werkgevers je voorzien van de beste tips.

Slechtnieuwsgesprek met werknemer voeren, de voorbereiding is cruciaal

Een goede voorbereiding is cruciaal voor het voeren van een slechtnieuwsgesprek met je werknemer. Bedenk voor jezelf duidelijk wat je boodschap is, wat wil je vertellen en wat verwacht je van de werknemer. Cruciaal hierbij is ook jouw insteek voor het slechtnieuwsgesprek. Wat is je doel, wat wil je bereiken met dit gesprek?

Doel van het slechtnieuwsgesprek: wil je afscheid nemen, dossier opbouwen of met elkaar verder?

Pas wanneer je het doel helder hebt voor jezelf (en het bedrijf) kan je verder. Je weet welke kant jij op wil en welke boodschap je hiermee wil overdragen aan de werknemer. Hoe deze reageert valt natuurlijk niet te voorspellen. Desalniettemin kan je wel diverse scenario’s uitwerken om zo niet voor verrassingen in het gesprek te komen staan. Je houdt de touwtjes in handen en jij leidt het gesprek.

1. Slechtnieuwsgesprek als je afscheid van je werknemer wil nemen

Hoe voer je een slechtnieuwsgesprek met je werknemer als je hierin wil aangeven dat je de arbeidsovereenkomst wil beëindigen?

Breng de boodschap direct aan het begin van het gesprek. Zorg voor een duidelijke bewoording waardoor er geen misinterpretatie kan plaatsvinden. Geef duidelijke, onderbouwde redenen waarom je de arbeidsovereenkomst wil beëindigen, maar zorg er ook voor dat het niet als een reeks beschuldigingen aan het adres van de werknemer voelt. Geef ook ruimte aan de gevoelens en de reactie van de werknemer en zorg dat je niet in een verhitte discussie belandt.

Één van de belangrijkste tips die wij kunnen geven voor het voeren van een ontslaggesprek, is dat je bij de werknemer aan kan geven dat hij/zij juridische hulp moet zoeken en dat dit vergoed wordt. Met juridische ontslaghulp voor beide partijen is het ontslag sneller, makkelijker, zakelijker en goedkoper rond dan wanneer jullie hier samen over blijven onderhandelen. De emotie wordt eruit gehaald en juridische ontslagpartijen weten precies wat een eerlijke deal is in deze situatie.

2. Slechtnieuwsgesprek over disfunctioneren van de werknemer

Wil je het disfunctioneren van de werknemer bespreekbaar maken om hier een verbeterplan voor op te stellen? Dan is het belangrijk om de arbeidsrelatie niet te verpesten, maar wel duidelijk te zijn. Je wil verbetering gaan zien want op deze manier is de arbeidsrelatie voor jou als werkgever niet toekomstbestendig. Wij hebben hier onze tips opgeschreven hoe je het disfunctioneren van een werknemer bespreekbaar maakt.

3. Slechtnieuwsgesprek om dossier op te bouwen

Wat wij in de praktijk nog vaak zien is dat een werkgever een slechtnieuwsgesprek houdt met de werknemer, om te helpen bij de dossieropbouw. De werkgever denkt ten onrechte dat de werknemer alleen ontslagen kan worden met een goed onderbouwd dossier. Het risico van het voeren van een slechtnieuwsgesprek om een dossier op te bouwen is dat de werknemer dit doorheeft en zich hier onprettig bij voelt. Je mag het gesprek goed vastleggen, maar waak ervoor dat het te duidelijk is dat de werknemer dit direct doorheeft.

Begrijp ons niet verkeerd. Een dossier kan zeker helpen, maar ook zonder dossier kunnen wij van Ontslaghulp van Werkgevers zorgen dat er een ontslag komt. Het is daarom niet per sé nodig om dit slechtnieuwsgesprek te voeren om dossier op te bouwen en dit raden wij dan ook af als je bij ons een gratis adviesgesprek inplant.

Kernwaarden van een slechtnieuwsgesprek

Een aantal zaken zijn wat ons betreft ongeschreven regels op de werkvloer en zeker tijdens een slechtnieuwsgesprek. Om samen tot een goede uitkomst te komen is het belangrijk dat:

• je altijd met respect met elkaar omgaat.
• je eerlijk bent over de te nemen stappen en de behoefte die bij jou als werkgever ligt.
• je concreet en hardop uitspreekt wat je van de werknemer verwacht.
• je luistert naar wat de werknemer te vertellen heeft en hier niet overheen walst.

Het voeren van een slechtnieuwsgesprek blijft altijd een risico dat de werknemer het anders ontvangt dan dat jij bedoelt. Belangrijk is daarom om altijd goed naar de reactie van de werknemer te luisteren en, wanneer je denkt dat iets onjuist geïnterpreteerd wordt, dit verder te verduidelijken. Het is ook waardevol voor allebei om na het gesprek een samenvatting te maken van wat er is besproken en deze samen door te lezen of jullie op één lijn zitten.

De kracht van HR of een externe partij voor de werkgever

Treed altijd in overleg met een externe partij of HR voordat je het slechtnieuwsgesprek wil voeren. Afhankelijk van de situatie en je arbeidsrelatie met de werknemer zijn er nog veel meer tips die je in de praktijk kan toepassen om het slechtnieuwsgesprek zo goed mogelijk te voeren.

Met ons adviespakket begeleiden wij je gedurende een periode van 2 maanden waarbij we:

• Proactieve ondersteuning bieden. We evalueren en redigeren zo nodig jouw communicatie en bieden dus ook tips hoe je het gesprek kan voeren.
• Advies op maat geven. Alle tips en adviezen die wij geven zijn gebaseerd op jouw situatie. Dit is maatwerk, gezien elke arbeidsrelatie verschillend is.
• Heldere documentatie overleggen. Mocht het uiteindelijk toch nodig zijn om zaken vast te leggen, dan zorgen wij ervoor dat alles juridisch en strategisch waterdicht is. Zo staat jouw dossier klaar voor een eventuele volgende stap

Kort gezegd bieden wij met het adviespakket de ondersteuning en adviserende rol die jij als werkgever nodig hebt zodat je het slechtnieuwsgesprek kan voeren. Samen met het plan van aanpak heb je direct helder waar je mee aan de slag gaat om deze periode succesvol af te sluiten.